こんにちは！とこたんです。
私はフリーランス歴11年の背景イラスト制作を生業としている在宅ワーカーです。
在宅のフリーランスでどうしても避けて通れないことが一つあります。
それがビジネスメールです。
ビジネスメール・・・・不安を感じやすい方にとってはこれは超難関な壁になるのではないでしょうか。
- なんて返したらいいかわからない・・・
- この返し方したらなんだこいつって思われないかな・・・
- 不安すぎて送信が押せない・・・・・・・
という感情から、私はビジネスメールの返事1通に半日以上かけていた時期があります。笑
私は強迫観念が元々強く、ビジネスメールは24時間以内に返さないとアウトだと思い込んでいたため、メールが来ると切羽詰まりまくり、
脳内停止状態になり仕事どころではなくなる
という酷い有様でした。笑
あかん！！仕事の納期もあるのにこんなことしてる場合じゃないんやーー！！！
ヘルプーーー！！！なんて返したらいいんやー！！！！！！！(スクショスクショ)
当時はこのように夫に日中SOSラインを送って難を逃れていました。笑
しかしですよ！！！
私は2018年に離婚をした(うるさい鳥だから捨てられた。笑)のです。
そうです。
ひとりぼっちになったのです！！！
パートナーがいなくなった孤立無援状態で果たして私はどうなったのでしょう・・・
実は今ではメールが届いたらすぐ返信できるようになっています。
さて、どうしてすぐに返せるようになったのでしょうか？
今回はこんな私のように超不安でメールがなかなか返せない人に
とこたん流、ビジネスメールの返信対処法(メンタル編)を紹介します！
メンタル問題
実はメール返信で一番大事になってくるのがメンタル問題なのです。
結局のところ
この返し方をしたら相手からこの人何言ってんの？この人こっちのことバカにしてるの？
という怒りを買うのではないかという恐怖心があるのが原因で、
○○だった場合どうしよう、○○だった場合どうしよう
のたくさんの不安で脳内がパニックになってしまって返せなくなってしまっているからです。
不安で脳内は超マルチタスク状態
(例)スマホのいろんなアプリがバックグラウンドで動いている状態で、スマホが重くなって動かなくなってしまっているのと同じ
では、これを解消する方法を紹介します。
1.ありのままの自分を受け入れるんだ！
そもそも何故返せないのかという原因の一つに
「完璧主義」
というのが隠れているからです。
自分は完璧じゃないと嫌われる。って思い込んでませんか？
まずはこの考え方を辞めましょう。
自分、ちょっとあほやねん。そう開き直ることにしたのよ！
自分はそんな知識もないしわからないことはわからない！凡人なんだぜ！！と受け入れましょう。
そうすることで「完璧なメールを送らなくてはいけない」
という強迫観念から抜け出せるようになっていきます。
2.自分がもらって困るメールを送るな！
自分がもらって困るメール？
よくよく考えてみてください。どういう時に不安を感じていますか？？
もらうと不安になるメール
そもそもどんなメールが来た時に自分は不安を感じるの？
- 相手の感情がわからない淡々とした文面
- 相手が頭よさそうに見える文面
- 長い文章のビジネスメール
私の場合はこの3つです。
例えば私は語尾に【申し上げます。】
なんて書かれたらもう緊張状態です。笑
申します。はいいよ？申し上げますがなぜか不安。
もらって安心するメール
じゃあ自分がもらって安心するメールってどんなメール？
- かしこまってない文面(！とか？とか 笑 とかの表現が入ってる)
- 難しい言葉遣いが少ない文面
- ちょっとあほそう
私の場合はこの3つです。
あ！この人気さくな人なんだな！優しそう！
とほっとします。
また、難しい言葉遣いが少ないと、こちらも合わせて気楽に送れるから安心します。
つまり！！！
相手にこの人気さくな人なんだな！優しそう！扱いやすそう！と思わせて、気軽なメールを送らせるように仕向ければいいんです。笑
あたいあほだから適当な文章でもだいじょうぶだよ☆まぁ、実際あほだけどね☆
- ビジネスでも文面にビックリマーク「！」「？」は入れた方がいい
- ありがとうございます！！(たまにめっちゃ喜ぶべし)
- 徹底的に申し上げない
よろしくお願い申し上げます。なんて言葉は絶対使いません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
なんて絶対使ってやりません！！！
基本
どうぞよろしくお願いいたします。
相手が申し上げてこようが徹底して私はこれです。笑
仮に何かしら文句を言われた時はこう答えるつもりでいます。
私は不安感が強すぎて、かしこまった文面だと緊張感から脳がフリーズしてしまって作業に支障が出てしまいます。
そのため、御社に迷惑をかけてしまいかねません。
最高のパフォーマンスでいい品質の商品を納品したいので、この失礼をどうかお許しください・・・・
これで文句言ってくる取引先だったら普通に取引しない方がいいです。笑
緊張感によるストレスで、生産性落ちまくり！！
こっちは作業に集中できずハイクオリティのものを納品できなくなる！！！
あっちは求めているものを受け取れなくなるのに、お金を支払わないといけなくなる！！！
最悪じゃん！！！
大事なのは
相手は、高品質な商品が欲しい ⇔ 私は高品質な商品を納品してお金をもらう
これが成立して初めてお互いメリットがあるんです！
相手の求めるものを与えることができる最重要な条件は安心感という環境なのだ！！！
それが一番大事ですよってことを相手に説明できれば問題ない！！！
ちなみにこの安心感というものは自分だけではなく相手の方にとってもメリットになります。
変にかしこまった文章を送らないといけないってのは基本的にはめちゃくちゃ手間なんです。
ぐぐったり言葉遣いを探したりでタイムロスがすごいことになります。
あたいがあほだからかなぁ？いいえ！そんなことないわ！！適度にできる子よ！！多分ね！！！笑
メールの文面に時間をかけて本来の仕事の時間削るとか無駄じゃないですか。
これは完全にお互いに当てはまることなので、こちらからフランクなメールを送った方がお互いの時間が無駄にならずメリットがあります。
実際私はいつも相手から初めましてのご依頼あいさつをされた場合、
最初からビックリマークを入れて返信するタイプです。
すると不思議なことに相手の方は安心したかのように元気そうにすぐ返してくれます。笑
ちなみにそういった私みたいな個人事業主に依頼するような立場の方に超お偉い方は基本いません。
わかってるんです。
まだ若い新人さんだったり社会人経験少ない若い子が対応してくれてるってことも。
どんな立場の人がメールを送ってくるのか？
というところまで考えると結構気楽に送れるようになります。
相手の人も最初は不安を感じてるんだよ☆みんな同じだから緊張させないようにしないと時間が無駄になっちゃうよ☆
まとめ
- 自分はパーフェクトヒューマンじゃない、凡人人間だ！無知なの私。と受け入れる
- 自分がもらって不安になるようなメールを自分から決して送らない
- 感情がわかるような表現「！」「？」これはビジネスメールだろうが普通に使っても問題ない
- たまにありがとうございます！！とテンションを上げてちょっとあほさを演出する
これだけで結構気楽なメールが来るようになるので、おススメです。
最近はビジネスメールよりも「チャットワーク」や「Slack」などチャットアプリでのやり取りも増えていますが、基本的には
「！」とか「？」とか「笑」なんかは自分から気軽に使った方が自分の環境が良くなります！
自分の環境は自分が変わることで変わるんだよ☆
以上、とこたん流メール返信の不安対処法ですが、何かしら参考になれば幸いです。
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